Bezettingsgraad berekenen! Meer mogelijkheden dan je denkt!

Bezettingsgraad: Misschien wel de belangrijkste indicator voor een Hotel, B&B of Vakantiewoning.

Iedereen die werkzaam is binnen de hospitality sector gebruikt de term "Bezettingsgraad" wel dagelijks. Het is één van de meest gebruikte en gekende indicator of KPI binnen de sector. Logisch, daar het cijfer samen met de Gemiddelde Kamerprijs een goed beeld geeft over de prestaties en het commercieel succes van de onderneming . Daarnaast zijn deze data cruciaal voor het uitzetten van een Revenue Management strategie en het nemen van dagelijkse beslissingen. Hoewel dit cijfer dagelijks gebruikt wordt en iedereen ermee vertrouwd is zijn er toch hier en daar wat misverstanden of verschillen in berekening. Daarom zet ik alles voor u even op een rij.

Wat begrijpen we onder Bezettingsgraad?

De Bezettingsgraad van een Hotel of B&B is de %-verhouding tussen de beschikbare kamers en de bezette kamers.

Hoe berekenen we de Bezettingsgraad van een hotel of B&B?

Formule berekening Bezettingsgraad:

Bezette kamers / Beschikbare kamers x 100 = % Bezettingsgraad

Voorbeeld:

• Aantal beschikbare kamers: 15

• Aantal bezette kamers: 10

• % Bezettingsgraad: 10/15 x 100= 66,67%

Wat begrijpen we onder Bezette kamers?

Het aantal kamers dat effectief ingenomen is voor minstens 1 nacht en zo dat de kamer voor die nacht niet meer zal ingenomen worden door een andere persoon.

Voorbeeld:

Hotel aan de luchthaven, gast komt aan om 14:00 en vertrekt om 1:00.

Het aantal bezette kamers is niet altijd gelijk aan het aantal verkochte kamers, de no-shows tellen we bijvoorbeeld niet mee bij de bezette kamers. Heb je een kamer gratis ter beschikking gesteld aan familie, vrienden, ... dan tellen we deze kamer ook als bezet, er moet dus geen omzet gekoppeld zijn aan de bezette kamer.

Wat begrijpen we onder Beschikbare kamers?

Er bestaan 2 methodes om het aantal beschikbare kamers te bepalen: bruto en netto

• Bruto Beschikbare kamers / Bruto Bezettingsgraad

In het geval van het Bruto aantal beschikbare kamers telt men het aantal kamers die er effectief fysiek aanwezig zijn en dit elke dag van het jaar.

Voorbeeld:

• Een B&B sluit tijdens de maanden november, december en januari. Toch houdt men rekening met 12 maanden en 365 dagen.

• Een hotel met 10 kamers heeft 2 kamers die gedurende 1 week niet verhuurd worden o.w.v. een technisch probleem, toch telt men 10 kamers bij de berekening voor deze week.​

In het geval van Bruto Beschikbare kamers spreekt men over Bruto Bezettingsgraad.

Formules

% Bruto Bezettingsgraad =

Totaal aantal bezette kamers / Aantal Bruto beschikbare kamers x 100

% Bruto jaarbezettingsgraad =

Totaal aantal bezette kamers op jaarbasis / Aantal Bruto beschikbare kamers x 365 x 100

• Netto Beschikbare kamers / Netto Bezettingsgraad

Bij de Netto beschikbare kamers houdt men enkel rekening met de kamers die effectief zijn aangeboden geweest om te verhuren.

Voorbeeld:

• Een B&B sluit tijdens de maanden november, december en januari. Hier telt men 9 maanden en 273 dagen.

• Een hotel met 10 kamers heeft 2 kamers die gedurende 1 week niet verhuurd worden o.w.v. een technisch probleem, dus men telt 8 kamers bij de berekening voor deze week.

​In het geval van Netto Beschikbare kamers spreekt men over Netto Bezettingsgraad.

Formules

% Netto Bezettingsgraad =

Totaal aantal bezette kamers / Aantal Netto beschikbare kamers x 100

% Netto jaarbezettingsgraad =

Totaal aantal bezette kamers op jaarbasis / Aantal Netto beschikbare kamers x aantal geopende dagen x 100

• ​Netto / Bruto? Is dit echt nodig?

Het is vooral belangrijk dat men consequent is en blijft. Daarnaast moet men ook duidelijk en transparant zijn over welke methode men gebruikt in de communicatie naar derden (vb. banken, investeerders,...). Is de accommodatie structureel alle dagen open en kan je algemeen stellen dat alle kamers altijd ter beschikking staan, dan heeft het berekenen van Bruto en Netto geen enkele toegevoegde waarde.

Voor Hotels of B&B's die bepaalde dagen of periodes geen gasten ontvangen, is het wel aan te raden om hier een verschil in te maken.

Voorbeeld:

• Limburgse B&B, 3 kamers, ontvangt nooit gasten op zondag en maandag, heeft 522 kamers bezet gehad in 2019

Bruto jaarbezettingsgraad 2019: 522 / (3x365) x 100 = 48%

Netto jaarbezettingsgraad 2019: 522 / (3 x (365-(2x52) ) x 100 = 67%

• Hotel aan de Belgische kust, 10 kamers, sluit elk jaar van 1 oktober tot 31 oktober en had 2680 kamers bezet in 2019 .

Bruto jaarbezettingsgraad 2019: 2680 / (10x365) x 100= 73%

Netto jaarbezettingsgraad 2019: 2680 / (10x (365-30) ) x 100= 80%

Bezettingsgraad: Werkt dit enkel met Kamers?

In de context van Hotels en B&B's spreken we algemeen over "kamers" maar de term "kamers" kunnen we natuurlijk gemakkelijk vervangen in alle formules door elk soort type van eenheden waaruit een accommodatie kan bestaan:​

• Vakantiepark = Bungalows

• Apparthotel = appartementen / studios

• Hostel = Bedden

• Camping = Staanplaatsen

• Boot = Cabins

• Safari park = Lodges

• Capsulehotel = Capsules

Minimum aantal kamers - Maximum aantal kamers?

Wat men ook denkt, er is geen minimum aantal kamers of maximum aantal kamers nodig om een bezettingsgraad te berekenen. In het geval van 1 kamer, zijn er inderdaad maar 2 mogelijkheden of 0% ofwel 100%. Maar als we de bezettingsgraad op week, maand of jaarbasis bekijken, zijn er meer opties dan 0% of 100% en wordt het berekenen van de bezettingsgraad wel relevant.

Een maximum is er natuurlijk niet, enkel dat bij zeer grote hotels de cijfers achter de komma ook zeer relevant zijn.

Voorbeeld:

Hotel 5000 kamers

1 kamer = 0,02%

Variaties op Bezettingsgraad

Voor sommige types accommodaties kan het van nut zijn om verschillende bezettingsgraden te berekenen voor de verschillende soorten eenheden.

Voorbeeld:

Vakantiepark: Bezettingsgraad bungalows en Bezettingsgraad bedden:

Situatie 1

5 Bungalows met max capaciteit 6 personen

Aantal bezette Bungalows: 4

• 1 x 6 personen

• 1 x 5 personen

• 2 x 3 personen

Bezettingsgraad Bungalows: 4/5x100= 80%

Bezettingsgraad Bedden: 17/30=56.67%

Situatie 2

5 Bungalows met max capaciteit 6 personen

Aantal bezette Bungalows: 4

• 2 x 6 personen

• 2 x 5 personen

Bezettingsgraad Bungalows: 4/5x100= 80%

Bezettingsgraad Bedden: 22/30=73,33%

Als we dit voorbeeld in een context bekijken van een domein met 200 bungalows en dit met restaurants, zwembad, bar,...is het niet moeilijk te bedenken dat deze 2 cijfers nuttig kunnen zijn in het kader van strategie, planning, slijtage,...

Wat gedaan met Day use?

In het geval van Day use telt men deze kamer als een bezette kamer. Is er de mogelijkheid om de kamer terug te poetsen en opnieuw te laten bezetten voor de nacht, dan telt men dit ook als 2 bezette kamers. Dit kan dus als resultaat geven dat het hotel een bezettingsgraad heeft van meer dan 100%. Als men de Day use niet zou meetellen bij de bezette kamer manipuleert men zo de gemiddelde kamerprijs, en gaat deze foutief de hoogte in.

Voorbeeld:

Hotel 10 kamers

9 bezette kamers € 100

2 day use € 80

• Bezettingsgraad: 11/10 x 100 = 110%

• Gemiddelde kamerprijs: (9 x 100 + 2 x 80)/11 = € 96

• FOUTIEVE BEREKENING GEMIDDELDE KAMERPRIJS: (9 x 100 + 2 x 80)/9 = €118​​

​

Bezettingsgraad: is dit nu alles zeggend?

Het bezettingspercentage is een belangrijke factor bij het beheer van een hotel en bij het goed uitzetten van het (revenue) management. Daarnaast zijn er nog enkele andere cijfers die belangrijk zijn in de dagelijkse reporting en de forecast:

• Aantal bezette kamers: linnen, planning housekeeping,...

• Netto beschikbare kamers: juiste begrip van bezettingsgraad

• Aantal No-shows

• Aantal Day-use

• Aantal personen in huis: planning ontbijt,...

Tom Minnen - Hotell me a Tale

Laatste update: 08/03/2022

Vragen? Opmerkingen? Toevoegingen?

Laat het mij zeker weten: tom.minnen@hotellmeatale.com

Heb jij tips, ervaringen,... die je graag wil delen over dit onderwerp?

Plaats ze dan zeker bij opmerkingen van de onderstaande Facebook post.