Voor het goed managen en het onder controle houden van je distributie en distributiekosten is het nuttig om een zicht te hebben op al je distributiekosten.
Het is een utopie om te denken dat reservaties op je eigen website volledig gratis zijn. Daarnaast is het ook kort door de bocht om voor de OTA's enkel de commissie te tellen.
Ken Uw Distributiekost!
Kent u uw distributiekost per kanaal? Nee? Dan bent u zeker niet alleen, maar het loont absoluut de moeite om hier wat van uw kostbare tijd aan te spenderen en dit onderwerp rustig te bekijken.
Onderstaand geef ik u een overzicht van de posten die u in rekening moet brengen als u de distributiekost van uw directe reservaties berekent.
Eigen Website:
De eigen website staat natuurlijk centraal in het distributieverhaal. Het is de ontmoetingsplaats met veel van uw potentiele gasten. De kosten van de eigen website volledig toeschrijven aan de eigen reservaties is te kort door de bocht. De eigen website is een marketingtool die werkt voor het volledig hotel of B&B.
Het is dan ook logischer dat de kosten procentueel verdeeld worden volgens het percentage inkomsten van alle afdelingen.
Ook het procentueel aandeel van de OTA's moet men volgens mij in rekening brengen bij de verdeelsleutel.
Maw komt 30% van uw omzet uit reservaties van uw eigen website en 20% van de OTA's, dan telt u ook respectievelijk 30% en 20% van de kosten voor deze kanalen.
Website aankopen, onderhouden,... de manier waarop u uw website heeft aangekocht, gebouwd,... kan zeer verschillend zijn per accommodatie. Schrijf dus al uw kosten op per maand, per jaar etc zodat u een duidelijk en volledig beeld heeft.
Vergeet ook niet de kosten verbonden aan prijsvergelijkings widgets, photoshoots, hosting, domeinnaam, editors, vertalingen, etc.
Kortingen:
Geef je op je eigen website korting, al dan niet na een login of registratie, moet je deze ook meenemen in je berekening.
Het geven van een korting bij reservatie om gasten te motiveren om rechtstreeks te reserveren is geen kost maar een verlaging van opbrengst. Ik raad u aan om deze korting niet in Euro's maar in % weer te geven, dit is handiger in de berekeningen. Ik heb persoonlijk meegemaakt dat een eigenaar de korting enkel zag in Euro's en nooit in %. Als gevolg gaf hij meer korting dan de commissie die hij betaalde aan een OTA, wat natuurlijk niet de bedoeling was. Voor u kortingen geeft, is het volgens mij essentieel om alles goed door te rekenen zodat u zeker niet in uw eigen vlees snijdt.
Software:
Het aanbod aan software oplossingen voor de sector is eindeloos: Revenue Management, Channel Manager, reservatie modules, rate shoppers etc. Elk heeft zijn functie en doel. Bekijk dus goed per softwarepakket voor wat u het gebruikt en welke omzet er dan ook uitkomt.
Als u de Channel Manager enkel nodig heeft om uw eigen website te beheren en 2 OTA's dan is het ook logisch dat u de procentuele verhouding neemt van deze 3 kanalen in de volledige berekening.
Traffic:
Een website is natuurlijk volledig nutteloos als ze geen bezoekers heeft. U kan traffic stap voor stap opbouwen door uw website zo "SEO" vriendelijk te maken, maar er zijn natuurlijk ook nog andere methodes.
SEA en Retargeting: in dit geval gaat u betalen om meer traffic naar uw website te leiden. Hier is het belangrijk te weten welk doel u heeft met deze SEA kosten. Wilt u meer reservaties voor het restaurant? Dan is het logisch dat u dit niet toerekent aan de post van kosten voor rechtstreekse reservaties.
In het geval van SEA voor meer reservaties is dit natuurlijk 100% ten koste van de rechtstreekse reservaties.
Social Media:
Ik neem Social Media even apart van "Traffic". Goed gemanagede Social Media heeft als positief effect dat er meer traffic naar uw website gaat, dat staat vast. Maar in mijn opinie is Social Media meer dan dat.
Het versterkt je merk, je relatie met je gasten, je mond op mond reclame etc. Het is een marketingkanaal, geen verkoopskanaal. Daarom zou ik voor alle kosten verbonden aan Social Media de % verdeelsleutel toepassen.
Vergeet ook hier niet de kosten van je Blog, Facebook advertising,...
Emailing:
De kosten voor het versturen van mailings, digitaal of klassiek via de post, kunnen aardig oplopen.
Ook hier is het belangrijk te kijken wat het doel is van de mailing en of deze kost moet worden gekoppeld aan de marketingkost verbonden aan eigen reservaties.
Wilt u meer lezen over het versturen van mailings? Lees dan ook: Summer @ your hotel: 6 tips!
Personeel:
Het doorrekenen en bereken van personeelskosten is de moeilijkste post. In het geval je iemand 100% in dienst hebt voor het beheren van de reservatie is dit gemakkelijker. Maar in heel veel gevallen wordt dit door de receptiemedewerkers opgepakt of doet u het allemaal zelf.
Het is vooral belangrijk om appels met appels te vergelijken. Komen je directe reservaties automatisch in je PMS en moet je OTA reservaties nog handmatig ingeven? Dan is het wel belangrijk om dit mee te nemen in je berekening. Komen al je online reservaties automatisch in je PMS en is de tijdsbesteding minimaal dan moet je hier allemaal niet zoveel rekening mee houden.
Conclusie
Ik hoop met het bovenstaande zo volledig mogelijk geweest te zijn, maar perfectie bestaat niet. Zie ik een bepaalde kost volledig over het hoofd? Laat het mij dan zeker weten.
Voor elke Hotel of B&B is deze berekening nuttig en zelfs noodzakelijk om je onderneming te laten renderen. Daarnaast kan het de sleutel zijn bij moeilijke beslissingen en investeringen. Als u mij vraagt wat de ideale procentuele verhouding is tussen de kosten versus de omzet van directe online reservaties, moet ik u het antwoord schuldig blijven. Het moet vooral voor u in lijn zijn met uw verwachting, strategie en budgetten.
Bent u geen fan van ellenlange berekeningen? Gooit u nu reeds het rekenmachine meermaals per week door de kamer? Of heeft u gewoon onvoldoende tijd om dit allemaal te berekenen?
U kan mij altijd contacteren. Ik heb enkele eenvoudige en begrijpbare tools om deze berekening goed en efficiënt te doen. Daarnaast kan ik u altijd helpen om het volledige distributieverhaal te optimaliseren zodat distributiekosten kunnen dalen en zelfs omzet kan stijgen.
Tom Minnen - Hotell me a Tale
Ken je mijn verhaal al? Klik hier
Laatste update: 16/03/2018
Vragen? Opmerkingen? Toevoegingen?
Laat het mij zeker weten: tom.minnen@hotellmeatale.com
